| 奧克斯的“制度文化” |
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| （作者: admin 來源:眾泰網(wǎng)ztsystem.cn 采編:admin 更新時間:2006-3-23 12:49:26 共有2422人次瀏覽） |
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在奧克斯沒有不執(zhí)行的制度，沒有一成不變的制度，沒有執(zhí)行不了的制度
奧克斯的制度文化與一般企業(yè)有很大的不同。
與所有大企業(yè)一樣，奧克斯的制度幾乎覆蓋了每一位員工的每一項(xiàng)活動，大到公司章程，小到員工著裝，堪稱應(yīng)有盡有。這家創(chuàng)立于1986年的浙籍民企，到2001年年底，已經(jīng)制定各類文件2183條、9000多款，共計(jì)近75萬字；如果全部裝訂起來，厚度超過一本大部頭的字典。但在董事長鄭堅(jiān)江看來，“制度也是負(fù)擔(dān)”———數(shù)量過多過濫、內(nèi)容艱澀費(fèi)解的制度文件，是一種形式隱秘卻同樣可能引致危機(jī)的“大企業(yè)病”。
因此，這位奧克斯的掌門人決計(jì)實(shí)施變革。到今天，他施行的“手術(shù)”已完全顯現(xiàn)成效：據(jù)最新統(tǒng)計(jì)顯示，奧克斯的制度文字已被“瘦身”至7萬余字，且大部分為必需之質(zhì)量體系和財務(wù)方面的制度。最近，鄭堅(jiān)江又下達(dá)指令，“明年（制度）僅保留3萬字，其中行政類不得超過5000字！”
如今，鄭堅(jiān)江董事長自稱最令他感到滿意的是：在其企業(yè)內(nèi)部，沒有不執(zhí)行的制度、沒有一成不變的制度、沒有執(zhí)行不了的制度。
鄭堅(jiān)江認(rèn)為，水止而不流，漸成死水；制度立而不用，遂為廢紙。而為了做到這一點(diǎn)，鄭堅(jiān)江有兩大利器：一為“信息化”，一為“表單化”。
現(xiàn)在，該公司每位員工的計(jì)算機(jī)終端里，都有一個“奧克斯集團(tuán)辦公自動化系統(tǒng)（OA）”，涉及到該企業(yè)所有日常工作事項(xiàng)和業(yè)務(wù)流程的規(guī)章制度，均被融入和反映在OA系統(tǒng)中，舉凡文件審批、合理化建議、行政事務(wù)、采購價格審批、財務(wù)審批等共20余大類80多個模塊，完全是根據(jù)奧克斯的企業(yè)文化和規(guī)章制度來加以設(shè)計(jì)與開發(fā)的，每一個模塊都對應(yīng)著一部制度；而從2002年起，奧克斯就已作出規(guī)定，要求其員工在處理上述20余大類的工作事務(wù)時，不再走傳統(tǒng)的書面流程、全部改為直接在OA系統(tǒng)的相應(yīng)模塊中完成。由于“搭載”了信息化平臺，奧克斯相關(guān)規(guī)章制度的覆蓋面和執(zhí)行力都得到加強(qiáng)。
制度的“表單化”設(shè)計(jì)，是促成奧克斯的規(guī)章制度文字量逐年“消腫”的一大主因。像這樣表單式的操作流程，直覺明瞭、易于執(zhí)行，大大提高了員工的辦事效率，并顯著減少了在信息傳播和命令執(zhí)行過程中的損耗和誤差，使管理成本得以降低。
當(dāng)然，世界上沒有一成不變的制度。回顧奧克斯的制度變遷之路，就會發(fā)現(xiàn)，它實(shí)際上是在不間歇地實(shí)踐著“創(chuàng)新－調(diào)整－固化－再創(chuàng)新”的故事。其強(qiáng)勁的革新動力，源自以下兩方面：一是員工的綜合素質(zhì)、職業(yè)道德以及他們對人本管理的需求都在不斷提高；二是企業(yè)自身的經(jīng)濟(jì)增長方式也在轉(zhuǎn)變，知識型、科技型企業(yè)成為其發(fā)展方向。因此，一些粗放式及階段性強(qiáng)的管理制度，在過去可能非常管用，拿到今天就可能變得不合時宜，甚至更多地顯現(xiàn)它的負(fù)面效應(yīng)。當(dāng)其時，奧克斯就選擇將它們丟棄在制度的故紙堆。
沒有執(zhí)行不了的制度
執(zhí)行不了的計(jì)劃是一項(xiàng)失敗的計(jì)劃，執(zhí)行不了的制度就是沒有制度。因此，幾乎所有的企業(yè)都希望全體員工都能真正認(rèn)同、擁護(hù)制度；但事實(shí)證明，這只是制度制訂者的一己之愿。解決這一管理難題的秘訣，對于鄭堅(jiān)江董事長來說，只有三個字———“得人心”。
很具代表性的一個例子是，在一部分新制度出臺之前，奧克斯會將其發(fā)布在公司內(nèi)部的員工論壇（BBS）上，交由員工們自由討論、評議，暢所欲言。這些不同意見和建議，就成為起草部門對制度作出進(jìn)一步完善和修正的依據(jù)。
在解釋此舉的深意時，該企業(yè)的一位高管人員說，對于員工而言，由于制度的規(guī)定無不直接關(guān)系到他們的切身利益，因此他們就會從不同角度進(jìn)行仔細(xì)考量，從而提出一些真知灼見。
這樣做的另外一個好處在于，一旦當(dāng)員工也參與了部分制度的修訂及完善過程，就非常有助于緩和并消除在他們潛意識中對制度及管理者的抵觸、逆反情緒，而且因最終成型的制度更趨合理，在實(shí)際推行中也就不會遭遇較大的阻力。奧克斯以它的許多實(shí)踐證明，只要充分尊重民意，管理者的思想，就不難贏得被管理者的認(rèn)同和接受。
為使制度在執(zhí)行中不打折扣，奧克斯還有其他的訣竅，如絕對的公平與公正。在這一點(diǎn)上，現(xiàn)代化的科技手段再次幫了大忙：如奧克斯有一系列效率考核制度，規(guī)定了所有包括工作任務(wù)、上級指令以及會議紀(jì)要中給責(zé)任人下達(dá)的任務(wù)，都對具體的工作完成時間作出明確；不獨(dú)如此，下屬報給上級的報告，上級也必須在規(guī)定的時間里完成批復(fù)。如若延誤，按一天20元的標(biāo)準(zhǔn)，由OA系統(tǒng)自動生成罰單。
一位內(nèi)部人士這樣評述道：“如果是手工開具罰單，可能會因礙于情面或害怕得罪人而無法執(zhí)行下去；但機(jī)器開單就完全地解決了這個問題，它最大的優(yōu)點(diǎn)是鐵面無私、任對誰都不予通融。”
記者在采訪中，的確了解到這樣的情況：在鄭堅(jiān)江董事長的效率考核記錄里，近日也出現(xiàn)了1筆罰款，原因是其拖延一天才完成對某事業(yè)部總經(jīng)理出差報告的審批。在向記者介紹時，他面帶愧疚地表示，“我的所有罰款記錄，每一位員工都能在‘獎罰平臺’上看到，要再被罰幾次，我的臉就丟大了。”
但他的員工卻顯然不會那樣認(rèn)為。由于制度在執(zhí)行中一視同仁，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)干部“打鐵身先硬”，連老板也概莫能外。因此，當(dāng)基層員工們在同樣被效率考核時，就不會有誰抱怨、叫屈和覺得不甘心；也因如此，“沒有執(zhí)行不了的制度”這句話，在奧克斯真正落到了實(shí)處。
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